公司档案管理制度.docx简介：
密级： 编号：XXX文件归档制度 编制： 审核： 会签： 批准：1、目的加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。2、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。3、术语和定义3.1档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。3.2档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。4、职责4.1办公室档案管理员4.1.1负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理和项目档案管理。4.1.2学习和贯彻执行国家关于档案管理的法令、政策、规定；4.1.2建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；4.1.3收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4.1.4负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。4.2各职能部门负责人4.2.1负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识，及时上交办公室存档。负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知办公室档案管理员；4.2.2生产部、化验室、财务部负责管理运营过程中质量管理体系相关记录及文件保存。4.3常务副总经理负责对公司档案日常管理工作监督检查以及相关制度流程、方案、报告的审批。4.4 总经理负责公司档案管理工作的决策和考核。5、内容5.1文件、资料的来源和范围：接收、发放，内部文件和外来文件5.1.1接收到文件时须填写《文件接收登记表》5.1.2发放的文件须填写《文件发放登记表》5.2公司文件、资料归档的范围和归档分类5.2.1行政类：公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要、公司各类证照。5.2.2经营业务类：公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。5.2.3人事类：劳动人事档案、劳动工资档案、社保缴纳明细、奖惩情况等。5.2.4政府类：政府下发至公司的各类文件（分类依据：以政府职能部门划分）。5.2.5财务类：在、各种财务票证、票据，财务审计档案、会计档案、统计资料等。5.2.6音像类：公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。5.3公司文件归档的编制及编号：公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合：统一归类、轻重有别、一案一号、便利查阅和保管的原则。遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。5.3.1编号：公司所有应归档的文件、资料，一律为文件的来源、文件的范围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写合并来做编号。如：公司办公室文件编号FNB（分部、内部、办公室），燃气公司人事部文件SWR（公司、外部、人事部）5.3.2分类：代码1--行政类、2--经营业务类、3--人事类、4--政府类、5--财务类、6--音像类。5.3.3日期：按照文件入档时间先后，以年月日加十进行归编。5.3.4密级：文档分为C--一般级、B--重要级、A--机密级C一般级文档包含：公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和方针、各类通知、任命、年度总结和领导讲话、一般会议资料等。B重要级文档包含：公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、人事薪资档案资料、劳动合同、技术资料、财务资料等。A机密级文档包含：内控的公司经营发展大纲计划、战略性合作协议及其合同。5.3.5完整编号：文件来源、文件范围、部门+类别+年月日+归档序号+密级程度。如:2013年5月6日公司办公室公开发布的第一号通知，编号：FNB120130506(C）5.4档案资料的日常管理5.4.1文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用。5.4.2文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在档案柜中。5.4.3电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。5.5档案借阅5.5.1借阅权限：填写《档案借阅审批单》办理借阅手续。机密级：机密档案需经总经理批准。重要级：重要级档案需经副总经理批准。一般级：一般级档案借阅由部门经理批准， 展开>>

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