企业数字档案室建设探索与实践.docx简介：
企业数字档案室建设探索与实践企业数字档案室作为企业档案管理系统中的重要工作内容是实现企业档案管理现代化的关键一环。为保障企业数字档案室建设的顺利进行，应创造数字化加工的良好环境，同时满足纸质及磁性载体档案的保管需求，确保企业档案数字化加工工作安全、稳定、可靠地运行。一、企业数字档案室建设思考（一）理论结合实际，科学实践企业数字档案室建设企业数字档案室建设作为一项综合性工程，需结合企业实际情况，科学实践。其建设过程所面临的问题将是持续不断的，需加强企业数字档案室的建设规划，做好顶层设计，逐步适应国家建设思路，将企业数字档案室建设纳入企业信息化业务建设中，细化步骤，做好制度规范建设、基础设施建设、系统建设的每一步，有计划地推进企业数字档案建设实施，以满足企业实际运行的管理需求。（二）完整组织体系，筑牢企业档案建设安全保障企业数字档案室作为企业正常运转产生的各类文件材料的归口，其建设离不开企业各部门的协作，需明确各方职责，建设完整的组织体系，以档案和信息化部门为主，各业务部门为辅，确定领导职责，以安全保密工作为前提，实施库房安全、系统安全、传输安全、利用安全、人员安全保障要求，注重人员培训，综合企业档案管理人才队伍，明确建设开支、预算，确保档案经费充足，切实做好企业数字档案室建设人、财、物的保障工作。（三）借助系统平台，有机整合企业档案数据资源企业数字档案管理系统作为企业档案数据资源的基础库，实现了传统载体档案数字化、增量档案电子化，在保证企业档案数据完整准确的前提下，建设档案资源总库，在丰富企业档案数据内容的同时进一步进行资源开发，提供基于档案内容的数据分析服务，开发档案大数据分析应用系统，利用已有的企业档案数据设立词库，规范分类，有效地整合企业数字资源，建设专题档案库，运用大数据分析技术实现企业档案数据的可视化展示，为企业决策提供支持，转变服务理念，提高档案利用效果，逐步实现企业档案信息资源的智能化服务。（四）加快职能转变，创新开展企业档案数字化工作无论从国家档案行业，还是从企业内部需求来看，促使企业档案管理转型升级势在必行。目前国家各行各业都在进行信息化的变革，作为各行业末端的档案管理工作，如果再不进行转型升级，很快就将面临无纸归档、无处存放的局面，如已实行的电子发票、设计的三维模型、编写的软件代码、现场工艺的电子传输等，都在促使企业档案管理工作要进行转型升级，企业档案管理部门应转变为企业的数据资产管理部门，从思维到技术手段都应全面创新，以此应对大数据时代的到来。二、企业数字档案室重点建设内容企业数字档案室建设作为一项综合性工程，包含制度规范、基础设施、数字档案系统建设、安全保密、人才配备等内容，其中制度、基础设施、数字档案系统建设作为企业重点建设内容，涉及企业信息、保密、财务等管理部门，需要档案管理部门科学规范，分步实施，协同完成各项工作。（一）制度规范根据2017年国家档案局颁布的《企业数字档案馆（室）建设指南》的要求，开展企业数字档案室建设应加强制度建设，制定企业数字档案室管理办法，明确职责，编制建设方案。还需制定电子档案管理规定，不断规范电子档案移交与接收工作。同时还需增补纸质档案数字化技术规范、档案管理系统操作指南等内容，不断完善企业数字档案室建设制度管理要求。（二）基础设施建设基于传统企业档案室工作内容，新增了办公室用于企业数字档案管理，办公室内分为三个区域：纸质数字化加工区域、影音翻录区域、光盘检测区域，并配备了数字化加工设备，主要包括OCR设备、书刊扫描仪、打印机，音视频数据采集、转换、处理等硬件设备，以满足档案数字化工作的需要，实现传统纸质载体的数字转换工作。还扩增了数字化档案库房，主要放置智能光盘柜及防磁柜等设备，用于磁性载体档案的管理。（三）企业数字档案管理系统建设企业数字档案管理系统建设作为现代企业档案管理发展的需求，其覆盖企业数字资源全生命周期，包含系统设置维护、业务应用、信息服务、系统集成等模块，是集收集、整理、保存、利用、统计、系统管理等功能为一体的企业数字档案资源平台。1.系统设置维护系统设置维护功能为系统管理员使用，包含档案功能显示、服务器参数设置、工作流、角色权限设置、日志管理、系统安全。可根据档案管理人员工作需求进行功能界面显示的设置，从而通过系统中相关模块引用定义的数据来构成系统基础。也可以根据职务、岗位及某个人来设置访问权限，保证授权用户能够在其权限范围内进行合法操作，保障企业数字档案管理系统的安全。2.业务应用业务应用作为档案基础业务平台，为档案管理人员使用功能，包含档案著录、查询、统计、批量挂接、条码管理、档案报表管理、图纸输出、多媒体管理、库房管理、全宗管理等。各项功能齐全，均可灵活设置，满足档案工作的需求。以报表管理为例，企业档案管理工作中需要输出大量的报表，打印管理模块可以完 展开>>

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